Aviso de autorización para tratamiento de datos personales
Publicado el Martes, 12 Agosto 2014 16:53

El presente manual señala el uso que la Compañía le dará a la información referente a datos personales que ha reunido, conservado, maneja y administra en razón de las actividades previstas en su objeto social y en virtud de su administración y funcionamiento. Dando cumplimiento a la legislación aplicable se adopta este manual para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en particular, para la atención de consultas y reclamos relacionados con el derecho fundamental Habeas Data.

DISPOSICIONES GENERALES

  1. Legislación Aplicable. Este Manual ha sido elaborado teniendo en cuenta la normatividad contenida en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que remplacen, sustituyan o complementen.

  2. Ámbito de Aplicación. El presente Manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que ha recolectado, almacenado, usado, circulado, transmitido, transferido, conserva, maneja y administra CONSORCIO EXPRESS S.A.S.

  3. Objetivo. Reglamentar los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONSORCIO EXPRESS S.A.S., a fin de garantizar y preservar el derecho fundamental de Habeas Data.

  4. Definiciones.
    1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
    3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    4. Dato público: calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Entre otros: los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
    5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
    6. Datos sensibles: lo que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses partidos políticos, los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

    El tratamiento de estos datos es prohibido, salvo las siguientes excepciones legales:

    •       El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
    •       El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
    •       El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. Casos en los cuales, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
    •       El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
    •       El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

  5. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

  6. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  8. Tratamiento: Operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

  9. Transferencia: cuando se envía la información o los datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país.

  10. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio del país y cuyo objetivo sea el tratamiento de dicha información.

 

DEBERES Y DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

  1. Consultar una vez al mes y de manera gratuita el contenido de los datos personales que se encuentren las bases de datos de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales en la “Política de Privacidad y Protección de Datos”.

  2. Solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

  3. Autorización expresa y dirigida a CONSORCIO EXPRESS S.A.S. donde manifieste su consentimiento libre, previo e informado para la recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales. La cual puede ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Salvo en los casos que por disposición legal no se requiere autorización:
    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • Datos de naturaleza pública.
    • Casos de urgencia médica o sanitaria.
    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  4. La autorización garantiza que la información será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y que tiene la opción de conocer cualquier alternación y el uso específico que se le ha dado.

  5. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONSORCIO EXPRESS S.A.S..

  6. Revocar la autorización o consentimiento al tratamiento de los datos en cualquier momento, a través de un aviso previo, escrito y firmado dirigido a las oficinas de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. o a la dirección electrónica señalada, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. La solicitud debe indicar si la revocatoria es total o parcial.

  7. Ser informado por CONSORCIO EXPRESS S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

  8. Solicitar a través de Procedimiento de reclamo la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  9. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  10. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

DERECHOS Y DEBERES DE CONSORCIO EXPRESS S.A.S.

  1. Hacer uso de la información contenida en las base de datos sólo para la finalidad para la que se encuentra facultado.

  2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  3. Cuando se recolecten datos personales, deberá limitarse a aquellos pertinentes y adecuados para la finalidad para cual son requeridos conforme a lo establecido en las leyes. Para ello no se utilizarán medios engañosos o fraudulentos.

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados por esta política en el acápite de Procedimientos- Reclamos.

  6. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes que permitan atender de forma oportuna las consultas y reclamos presentados por los titulares de la información.

  7. La información solicitada debe ser suministrada de forma gratuita y por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

    Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Así mismo, deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

  8. Adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  9. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

  10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  11. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

  12. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  13. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella:
    • Los titulares de la misma, sus causahabientes o sus representantes legales.
    • Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
  14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. Establecer los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando y verificando el otorgamiento de dicha autorización, que podrá ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
  16. La autorización debe contener la siguiente información:
    • Quién recopila (responsable o encargado).
    • Qué recopila (datos que se solicitan).
    • Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
    • Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
    • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
    • Los derechos que le asisten como titular.
    • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de CONSORCIO EXPRESS S.A.S.

    Es obligación de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. conservar la prueba de la autorización y entregar copia al titular de la información en caso de requerirla.

  17. Adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvieron las autorizaciones otorgadas por los titulares de datos personales para el tratamiento.

  18. Establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular presentar la solicitud de suprimir de datos o la revocatoria su consentimiento o autorización para el tratamiento de datos personales, que pueden ser los mismos mecanismos utilizados para el otorgamiento del consentimiento.

  19. La información sujeta a tratamiento debe ser protegida mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    Para ello, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

  20. El personal de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

  21. Designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares.

  22. En principio el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido por la ley, salvo que sean datos de naturaleza pública y/o cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:
    • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
    • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

    Una vez se cumplan los requisitos mencionados, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. verificará que el menor ejerza su derecho a ser escuchado (opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto) y que posteriormente el representante legal otorgue la autorización.

    Por lo anterior, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. velará por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

  23. CONSORCIO EXPRESS S.A.S.utilizará los datos personales de acuerdo con la autorización dada por el titular y solamente los trasmitirá o transferirá a aliados, filiales o subsidiaria, terceros que podrán utilizar la información para el desarrollo de sus labores actuando en nombre de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. y/o dando cumplimiento a los requerimiento de las autoridades, acogiéndonos a las leyes que aplican sobre la materia.

  24. Sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, teniendo en cuenta las disposiciones legales y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

    Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. deberán suprimir los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  25. Acreditar la existencia de la “Política de Privacidad y Protección de Datos” y la forma de acceder a la misma, la cual será publicada en la página web de la empresa.

  26. Para la recolección, uso y tratamiento de datos personales, deberá cumplir con los siguientes parámetros:
    • El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular
    • El tratamiento que de los datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
    • Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    • Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

 PROCEDIMIENTOS

  1. Consultas. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de CONSORCIO EXPRESS S.A.S.

    El titular podrá enviar sus preguntas o consultas relacionadas con sus datos personales recolectados y tratados por CONSORCIO EXPRESS S.A.S. a las oficinas de la empresa o al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. . CONSORCIO EXPRESS S.A.S. resolverá su inquietud o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la haya recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  2. Reclamos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en alguna base de datos de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar el reclamo en las oficinas de la empresa o enviarlo al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. .

    Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene CONSORCIO EXPRESS S.A.S. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    El derecho de supresión de datos no es absoluto, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. puede negarlo cuando:
    • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.
    • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

    En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CONSORCIO EXPRESS S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ÁREA RESPONSABLE Y ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La Gerencia de Asuntos Legales de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. será la responsable y encargada de recibir a través del correo electrónico señalado en el párrafo siguiente, las solicitudes de los titulares de la información y transmitirla al área correspondiente para el manejo y protección de los datos personales, áreas que se encargarán de dar trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere este manual, de conformidad con la normatividad relacionada con el tema.

Las consultas y reclamos deben ser enviados a las oficinas de CONSORCIO EXPRESS S.A.S. o al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. desde donde se remitirá al área correspondiente para que se encargue de su respuesta oportuna.

 

SANCIONES

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a CONSORCIO EXPRESS S.A.S. las siguientes sanciones:

  1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Multas que pueden ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

  2. Suspender las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses, indicando los correctivos que se deberán adoptar.

  3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la entidad gubernamental.

  4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles

 

VIGENCIA

El presente manual rige a partir del día 06 del mes de agosto de dos mil catorce (2014).